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信息化运维项目的风险分析框架(二)
来源: | 作者:蒋耿 | 发布时间: 2019-04-08 | 347 次浏览 | 分享到:

    4 运维风险管理的原则 


    风险管理的三点原则: 
 
    A.建立项目风险管理的文化和意识 
    首先,整个团队建立起风险意识最为重要,有一定的危机意识做事情才能更认真更仔细,事情才能更顺利。不要因为一个风险提出了,最终没有发生就认为是“多虑“了,要肯定这样的投入价值。需要整个项目团队监理起忧患意识,鼓励个人多提项目风险。 


     B.让项目风险管理贯彻项目的所有活动 

    每一次沟通、巡检、例会、故障处理、文档拟写审核都要保持风险管理的意识,抱着找问题抓风险的态度认真处理。 
    C.经常总结项目风险管理的经验和教训 
    风险管理历史经验教训尤为重要,只有不断总结才能不断进步。 
  

    5 风险管理的措施 

    风险本来就是难以量化的东西,风险管理则即要看个人能力也要看团队写作。如何把风险管理落到实处成为运维项目顺利进行的保证,是项目管理中的重要难题。 

    项目管理多以里程碑管理为重要依据,风险管理贯穿于项目的始终,同样需要以项目标志活动的管理为依据。这些重要的项目活动构成了项目风险管理的重要控制节点。下面就分阶段介绍项目重要活动风险管理的一些要点和经验。 


    项目立项阶段 
    项目立项阶段通常包括拟写可行性研究报告和建设方案。这个阶段项目风险管理的主要思路是规避。 
    建设方案需要准确定义项目范围,其中运维项目资产情况和提供的运维服务需要准确无误。尤其注意弄清楚前后两期运维项目的区别,在服务对象上和服务内容上的差异,最忌讳编写时抱着两期项目差不多的想法。同时吸取前一期运维的风险经验,在项目建设方案就进行相关规范。


     项目招标阶段 
    项目招标阶段涉及的几个重要项目活动,包括招标文件拟写、评标、合同拟写签订等。这个阶段项目项目风险管理的主要思路是规避和预防。


     •招标文件风险审核要点: 


    1.招标文件项目范围是否与建设方案完全一致,如果存在不一致是否做了建设方案的报备工作,这直接影响到项目最终工信委验收。 
    2.招标文件对于建设方案中一些具体的运维要求是否明确和细化,不是简单的一味照抄建设方案,这是很多招标文件中出现的问题。承建单位做事情是以招标、合同为依据而不是建设方案,而且建设方案中没有细化的标准,都有可能成为将来项目执行的风险点。 
    3.招标中对于服务质量是否有明确的衡量标准并配有相应的可执行的处罚措施,这是将来项目中风险管理的依据。很多项目随有标准但是很虚比如“服务满意“,还有些处罚标准尺度不合适或者无明确处罚尺度,导致项目出现风险时”无法可依“。 


     •合同风险审核要点: 


    1.合同中要明确甲乙双方的权责,有相应的刚性项目质量约束条件,包括人员保证,原厂,服务SLA,绩效考核标准,处罚标准。 
    2.合同中要明确支付节点的支付条件,节点设置要符合项目实际和验收管理规定(首付比列不能超过30%,合同款支付要与项目进度一致)。    

       
     项目启动阶段 
    项目启动阶段重要的活动那个包括:审核项目实施方案、项目启动会、有的项目还包括项目过渡期交接工作 


    •项目实施方案审核要点:  


     A.项目实施方案要涵盖全部项目服务内容,落实项目SLA执行标准。有些实施方案忽略了培训和一些小的服务项目,这些都会影响到项目验收和服务质量的整体评价。 
    B.项目实施方案中涉及到的一次性或有限次的服务需要有明确的时间计划安排和责任人,很多运维项目由于之前没有计划安排,比如应急演练、培训等到了项目临近服务期结束还没做完直接影响到项目验收进度。 
    C.项目实施方案中要有明确的流程和基本的规章制度,包括需要提交的项目成果物及时间节点。 
    D.项目实施方案必须明确人员组织架构和责任分工,相关运维资源的投入到位计划,比如原厂证明、第三方服务、租赁服务、短信服务等。 
    E.项目实施方案需要明确沟通协调机制(包括例会,对口负责人考核办法等。 
    通过这些具体要求能够保证服务工作的落实计划,做到有的放矢。 
 
    •项目启动会召开要点: 


     A.统一大家对项目范围和标准的认识。 
    B.制定项目的基本管理办法,包括例会周期、会议发起和组织、支付的绩效考核办法等。 
    C.确定项目沟通渠道和方式,比如QQ群、邮件、电话、重要文档的审核操作流程和邮件抄送对象,答复时间要求等。
    D.监理单位和建设单位对于承建单位项目文档的要求。 
    E.近期重要工作的具体计划。
    项目启动会是项目团队对项目范围集体理解和学习的机会,对于项目风险的预防起到至关重要的地位。 

    •运维过度期的项目交接工作注意: 


     1.需要明确交接计划和标准,以及各方负责人和协调人。 
    2.重要资源(包括文档)的交接,需要相关签收手续。 
    3.项目交接要采取岗位对应原则,网络工程师对网络工程师,数据库工程师对数据库工程师,服务台对服务台,不能只是简单的做文档交接。 
    4.分析总结前期项目中发现的问题,作为新项目实施方案中要规避的风险点。 


     项目实施阶段 
    项目实施阶段的重要项目管理活动包括:周例会、月例会、季度会议,日常工作检查、旁站等。 
    这个阶段主要风险管理思路在于识别和应对风险。


    •各种会议的风险管理要点: 


    A.在各种会上加强日常工作中发现的风险进行讨论和评估,提出应对措施。
    B.同时在监理报告中记录这些风险,对于重大的项目风险要以监理报告、监理意见、监理通知等形式正式提出。 
    C.交流项目管理的经验和教训,时刻提醒大家保持项目风险意识。


     项目验收阶段 
    项目验收阶段重要活动包括验收文档整理和审核、项目验收会、验收材料上传等。 
    这个阶段的风险管理思路主要是查漏补缺。 


    •文档整理和审核要点:  
     A.重要表单的签字盖章是否规范,必要流程是否齐备,服务记录是否齐全等问题。 
    B.重大故障的处理报告是否齐备。
    C.项目文档是否是能体现运维项目的服务质量,包括考核,数据统计,满意度调查等。 


    •项目验收会要点:  
     A.项目资料准备是否齐备,同时方便查找。 
    B. 项目验收会时间流程安排是否合理。 
    C.项目其他一些准备工作是否到位,包括业务代表邀请、专家邀请、各方通知、会务安排等。


    验收材料上传要点:  
     A.是否按照工信文件上传标准上传文档,一些文档需要盖章扫描件。 
    B.可选上传项,是能上传就要传。
    C.如项目有特殊情况,需要提前与工信委进行咨询和沟通。


     项目收尾阶段 
    项目收尾阶段的重要工作包括:项目资产移交(包括项目文档、备件以及属于甲方的项目运维资源)、项目工作总结。
    这个阶段的风险管理主要思路是补救和总结。


    •项目资产移交:  
    1.确定项目资产移交清单,同时要有查收记录。

    2.项目组内部召开一个项目总结会,项目的经验和教训进行总结,可以作为下期运维项目风险管理的重要依据。 


     总之,信息化运维项目的风险管理,即是一种技能更是一种意识(文化),好比建筑行业的安全意识一样,必须始终贯穿项目活动始终。需要项目管理团队(包括建设单位、承建单位、业务单位)不断学习和强调,同时需要团队协助来共同管理信息化运维项目中的风险。不失时机地把项目中的某些风险转化为运维工作持续改进的机遇和动力,促进信息化运维项目管理水平持续改进提升,为业务提供更可靠的运维保障。 


作者简介

 耿:北京时代鼎典工程咨询有限公司监理工程师,信息系统项目管理师。具有丰富的运维项目监理经验,多次获得客户好评。