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成功的一半(记一次项目启动会)
来源: | 作者:陈邦发 | 发布时间: 2019-05-15 | 464 次浏览 | 分享到:

    某单位2018年信息化项目要启动了。我作为该项目的总监理工程师参与项目,组员小何是该项目的现场监理工程师,负责项目的项目现场直接管理工作和过程中的沟通协调。


    1、项目介绍及前期工作


    该项目包括两个子项均是软件系统定制开发。在项目前期,监理方协助项目招标文件的编写和确认,已经对项目客户的关注点有了基本了解:进度方面,确保在三个月内完成项目的开发部署测试及初验,进行不少于三个月试运行,一年内完成最终验收;质量方面,子项一是新建项目,涉及到承建方对内部业务流程的不熟悉,以及对相关项目的边界范围不了解,而子项二是升级改造项目,虽是升级,但相当于重新开发,用全新的版本替代现在使用的OA版本,而该子项服务人群较多,必须保证功能质量和性能达标。

    启动会的安排大体是一周后,虽然合同尚未正式签订。在后续的工作中,监理方重要的是按照招标文件、合同的要求行使监理职权和工作。因此必须加快合同的签订。在合同签订过程中,我要求重点就项目的工期进度、范围、质量要求、验收进行掌控,而对于其他少数的意见如承建方驻场人员数量及管理不用特别描述。具体如下:


    在进度优先的项目中,承建方会抽调合适的人员进行现场工作并保证进度的。工期进度方面保证初验和终验的工期达标,范围方面,保证功能全覆盖,不要漏掉接口、性能等方面的要求;

    质量方面,结合功能完整性、正确性、易用性、性能满足方面提出要求,在合同不能篇幅太多情况下,可以“参见招标文件中相关要求”的描述,但一定要提及到相关内容;

    验收方面,按照市信息化主管部门验收管理办法进行测评及符合性验收工作。


    基于上述,我要求小何现场与建设方领导及项目负责人进行沟通,明确以上要素,推动项目负责人召集业务处室参与对进度等的确认,及时与承建单位进行沟通。由于前期监理方协助招标文件编写已经对相关关注点清楚描述,与建设方的沟通并无障碍,按招标文件要求及承建方的投标承诺来沟通,建设方与承建方很快达成一致,形成的合同版本送法规处审核,基本不会有太大问题,在法规处审核签署过程中,可以安排项目启动会了。

 

    2、启动会组织

    项目启动会非常重要,除了让项目各方认识,还让项目各相关干系人在会上对自己的目标需要、行为方式进行发声,让项目三方对此有初步了解。项目的成功标志是客户满意。因此,提前了解项目干系人的需要并在项目过程中管理该需要非常必要。开好项目启动会,对于后期项目实施有很好作用。一句话,好的开端是成功的一半。

    启动会组织的关键是参会人员及议程的安排。


    首先要确定项目的参会人员。建设单位项目负责处室办公室是组织处室,安排管理项目的领导处长参加,处长了解项目需求,并对项目管理很有经验。关于其他相关业务处室人员的参会,小何与建设方项目负责人进行沟通。子项一涉及到所有处室,但重点在财务处机少数几个处室,而子项二系统是全员使用。最后确定各处室均要求派员参加。各处室作为项目干系人,他们了解项目情况,对后期项目的需求确认及试用有初步认识,方便配合。监理工程师在项目负责人带领与处室沟通时,各处室非常重视两项目,认为与自己工作息息相关,积极参加,非常踊跃。部分处室领导直接参加。



    其次是项目的议程。项目启动会非常重要,各方要充分表达自己的需要和方法,因此项目各方尽可能有机会发言,提出自己对项目的关注和要求。因此,在传统的建设方背景介绍、承建方监理方发言基础上,增加了交流讨论环节,各处室可以充分发言,提出自己的看法和关注点,最后领导总结。在综合各方意见后,确定启动会议程如下:

项目名称

2018年信息化建设采购项目

XX主任

会议时间

2018928

星期五9:30

会议名称

项目启动会

会议地点

四楼会议室

参会单位

建设方:

监理方:北京时代鼎典咨询工程有限公司

子项目1承建方:子项一建设有限公司

子项目2承建方:子项二建设有限公司

议程内容

1、  主持人介绍参会人员。

2、  建设方介绍项目的背景概况,提出项目要求。

3、 子项目1承建方介绍项目实施方案。

4、 子项目2承建方介绍项目实施方案。

5、 项目监理方介绍监理工作及要求。

6、  交流讨论。

7、 确定项目的沟通机制。

8、 领导讲话。

9、 会议结束。

 

    为了组织好项目启动会,各方的发言内容必须有质量,特别是项目三方。现场监理工程师小何帮建设方项目负责人起草了项目的背景情况及建设方的要求,特别要求承建方提交项目实施方案初稿及PPT进行审核,项目实施方案需包含对项目建设内容的了解,项目范围、进度计划(人员计划)、质量保证计划、风险等具体描述,并基于此编写项目承建方启动会汇报ppt。我们还要求承建方就启动会后的需求调研做出简单计划与建设方交流。经过几轮交互,建设方、承建方为启动会准备工作就绪。

    结合项目前期工作、招标文件和合同的审核,以及监理对项目的关注点,小何编写的监理规划初稿及启动会监理汇报PPT,我做了修改整理,用于会议上做具体汇报。

    一切就绪。

 

    3、启动会召开


    启动会如期召开。

    会场坐得满当当,各处室都参加了,安排一人坐在环形会议室前排,其他人坐在第二排。二十来人坐在会议室,气氛也十分热烈。

办公室主任做为主持人非常有经验。他逐个介绍了参会的处室,重点介绍了项目负责处室(办公室)、承建单位、监理单位,在介绍到承建单位和监理单位时,让这两个外部单位做了简单的自我介绍,而更具体的人员安排在后面的汇报中进行。领导对于监理单位不太了解,以为是北京的公司。


    按议程,建设方项目负责人介绍了项目的由来(立项)、目标,招标及合同签订情况,对项目的进度质量等要求按照招标文件的描述做了介绍。

    两个承建方介绍了他们的和实施方案,包括项目的进度计划和人员计划,以及启动会后的需求调研安排,他们也介绍了项目项目实施过程中中的沟通汇报制度,对完成项目做了保证。其中一承建方希望将项目做成标杆。

    轮到监理方发言了。

    我是这样开始的。

    首先是自我介绍。鉴于建设方领导对我公司不了解,各处室人员更不清楚,为了让各方了解监理公司的实力及服务能力,我介绍了公司基本情况,说明公司非常重视本项目,一定为本项目成功投入足够的人力资源和后备支持。

    必须打消建设方领导和各处室人员的疑虑,我们也是本地公司,服务没问题。

    接着从项目概要、监理机构、监理工作方法、启动后的工作建议及要求等四个方面进行监理思路的介绍。

    项目概要侧重介绍项目两个子项的承建范围、中标金额、工期要求,建设内容简略介绍。

    重点介绍项目监理工作内容和思路。由于监理工作基本思路在各种会议中提的比较多,如何在启动会上能够让人了解和接受,我决定结合项目前期实际监理工作一起介绍。


    1)项目概要

    由于建设方及承建方前面的介绍,监理方的汇报要有重点,不用太重复,所以监理方的汇报要有所侧重和不同。


    2)监理目标及监理机构

    监理的三大目标进度、质量、投资三大目标的意思要让各方清楚,结合两个子项,重点讲述进度要求。

    监理机构介绍是监理方为了项目成功对人员方面的安排,监理委员会中各成员配备:直接负责项目监理的监理机构、二线技术支持的监理专委会、服务质量监控的公司管理部,职责清晰。保证项目监理工作的支持和管控。


    3)监理工作介绍


    重点介绍监理方在项目实施过程中的具体工作内容及要求。让承建方做好配合。

    首先介绍监理方在准备阶段的工作。结合前期监理方在招标阶段、合同签署阶段的工作,我详细介绍了启动阶段监理方协助招标需求的确认、项目合同的签署等工作。在项目启动会前,对项目实施方案的审核等工作,结合实际情况,要求工期的保障。以及项目启动会监理方所做的具体准备工作。

    接着介绍建设阶段的监理工作,包括对项目实施过程中的具体工作的监理,如对各种方案、技术文档以及转阶段的审核(条件、文案内容等),协助对测试、测评、培训、验收等工作的准备和执行,对项目云平台软硬件租赁后的系统部署联调工作,特别强调。并对项目性能的要求作出特别提及。在后面的监理关注点中详细说明。

    项目启动后的工作建议及要求方面,对于各方都认同的项目例会、专题会等只是简单确认频度及时间安排,在会议前后承建方需提交的周报及相关准备工作,以及为了项目管理,监理方前期已组建的QQ群微信群等具体工作,介绍项目相关技术文档、过程文档要求,模板的使用等,让这些形成制度。


    重点介绍监理方的关注点:

    1)进度导向。

    三个月内完成需求调研、开发部署培训、测试初验。


    监理方建议:  

    建方加强需求调研管理,获得真实需求并确认,取得项目成果。开发完成后较少调整。承建方需安排富有经验的人员驻场工作。

    承建方2需考虑项目新系统的接受程度,投入资源培训和沟通,重视性能方面达标,保证客户的接受和愿意使用,从而推进进展。

    2)业务流程的吸收和使用习惯的集成

子项二旧系统目前都在各处室使用结合领导对在用旧系统的诟病我认为一方面确实因为时间推移和技术改进很多不合使用的方面使用习惯及优秀业务流程的积累看,还是要继承好的UI和业务流程,做好用户培训和对新系统的接受,监理方独立的思想,得到了领导的赞同。

    进度:用户数量多,短时间内收集使用问题并完善

    承建方需投入足够人力,保障项目进度目标,跟进试运行及功能完善。

    3)做好外部干系人及功能需求的管理以及委内项目间的管理

    项目有众多接口,管控好对接需求,在进度要求内一并完成。

    这些都会对项目范围的完成造成很大影响,从而影响进度。


    4)关注性能,子项2是委办公基本工具。使用人数较多。一定要重视性能达标。


    4、效果

    建设方领导评价这是我见过的最好的监理单位汇报,很清晰讲清楚了监理工作和各项风险以及对承建方的要求。

    启动会结束了,回首过程,我们工作得到了领导的肯定,这是一个好的开端,会后我们三方对具体工作进行了沟通,承建方及建设方表示按照启动会要求进行工作。项目启动会的成功召开,必将是整个项目成功的一半。  

    后记:

    项目启动至今接近八个月。我们按照项目启动会上的要求和监理思路进行项目监理工作。项目进度方面,虽然由于部门需求确认等原因有些滞后,我们严格监控进度偏差,仍使项目进度因合理原因下滞后最少,并通过规范的流程完成延期申请手续。质量方面,由于干系人管理到位,他们对系统功能测试及时充分,项目质量满足要求。无论是进度还是质量,项目重要干系人都非常满意,我们也达到了项目的目标:客户满意。


    回想项目启动会,我们提出了项目工作的要求和思路,让各方项目干系人心中有数,并在后期遵照执行,这样后面的工作有规可依,有目标和约束,而项目工作才顺利清晰的进行。项目启动会非常重要,一定要高度重视。因为良好的开端能起到事半功倍的意义,也是项目成功的一半。



    作者简介

    陈邦发:北京时代鼎典工程咨询有限公司监理工程师,信息系统项目管理师、信息系统监理师。具有丰富的信息系统项目监理经验,多次获得客户好评。